Con base en el artículo 15 de la Ley del Seguro Social, los patrones están obligados a registrarse e inscribir a sus trabajadores en el Instituto Mexicano del Seguro Social, comunicar sus altas y bajas, las modificaciones de su salario y los demás datos, dentro de plazos no mayores de cinco días hábiles.
Los movimientos afiliatorios son los avisos que realizan las empresas sobre los registros de sus trabajadores afiliados al régimen del Seguro Social. Estos movimientos pueden ser alta, reingreso, modificación de salario y baja:A) El movimiento de ALTA: es el aviso que presenta la empresa por los trabajadores permanentes, por obra o tiempo determinado o eventuales, que se incorporan a laborar, para inscribirlos ante el Instituto. Este movimiento se debe presentar dentro de los cinco días hábiles contados a partir de la fecha del inicio de la relación No obstante lo anterior, la inscripción podrá realizarse el día hábil anterior al inicio de la relación laboral.
B) El movimiento de REINGRESO: es el aviso que la empresa debe presentar al Instituto, por los trabajadores que se reincorporan a la relación laboral y nuevamente adquieren el derecho de estar sujetos al régimen del Seguro Social. Este movimiento se debe presentar dentro de los cinco días hábiles contados a partir de la fecha del inicio de la relación No obstante lo anterior, la inscripción podrá realizarse el día hábil anterior al inicio de la relación laboral.
C) El movimiento de MODIFICACIÓN DE SALARIO: es el aviso que la empresa debe presentar al Instituto, por las variaciones que sufre el salario diario base de cotización de sus trabajadores inscritos en el régimen del Seguro Social.
a. Cuando se trata de salarios fijos, el aviso se debe presentar dentro de los cinco días hábiles siguientes a la fecha en que ocurrió la modificación, no obstante, lo anterior, los avisos podrán presentarse, el día hábil anterior a la fecha en que surta efectos la modificación.
b. En el caso de salarios variables, los avisos se deben presentar dentro de los primeros cinco días hábiles de los meses de meses de enero, marzo, mayo, julio, septiembre y noviembre, las modificaciones del salario del bimestre anterior. Los avisos llevarán por fecha el día primero del mes siguiente al bimestre en que ocurrió la modificación.
c. Para los salarios de naturaleza mixta, cuando se modifica el elemento fijo, deberá presentarse dentro de los cinco días hábiles siguientes a la fecha en que ocurrió la modificación. Si al concluir el bimestre respectivo hubo modificación del elemento variable, los avisos se deben presentar dentro de los primeros cinco días hábiles de los meses de enero, marzo, mayo, julio, septiembre y noviembre
D) El movimiento de BAJA: es el aviso que la empresa debe presentar al Instituto, por la disolución de su relación laboral con el trabajador, con lo cual termina su obligación de tenerlo inscrito en el régimen del Seguro Social. El aviso de movimiento de baja debe presentarse en el plazo de cinco días hábiles, contados a partir del día siguiente de la fecha en que se dé el supuesto respectivo. Los movimientos de BAJA que se realicen fuera del plazo establecido en la Ley, surtirán efecto a partir de la fecha de presentación.
Los movimientos de los trabajadores se deben presentar en los formularios autorizados AFIL02, AFIL03 y AFIL04 en la forma y términos que señale el Instituto, o a través de medios magnéticos o de telecomunicación, como Internet, de acuerdo con las especificaciones establecidas por el mismo. Si se presentan en una sola exhibición 5 o más movimientos de afiliación, deberán hacerlo como se ha mencionado en líneas anteriores
En términos generales, los avisos de movimientos contienen la siguiente información:
- Número de Registro Patronal
- Número de Seguridad Social del trabajador
- Nombre del trabajador
- Tipo de movimiento afiliatorio
- CURP
- Salario diario integrado (excepto en los movimientos de baja)
- Tipo de salario: Fijo, variable o mixto (excepto en los movimientos de baja)
- Fecha del movimiento
- Causa de Baja (en su caso)
- Unidad Médica (excepto en los movimientos de baja y modificación)
- Clave Trabajador
- Tipo Trabajador (excepto en los movimientos de baja)
- Tipo de jornada laboral (excepto en los movimientos de baja).
El Instituto Mexicano del Seguro Social ha implementado el Sistema IMSS desde su Empresa (IDSE), para que los movimientos afiliatorios por reingresos, modificaciones de salario y bajas de los trabajadores puedan ser reportados directamente desde la computadora de la empresa a la computadora del IMSS a través de Internet.
El propósito de este sistema, es la simplificación del procedimiento de presentación y trámite de movimientos afiliatorios, mediante procesos totalmente automatizados que permitan la comunicación directa entre el IMSS y las empresas a través de las computadoras y por consiguiente, mantener información actualizada en las bases de datos.
El envío de información de movimientos afiliatorios se puede realizar desde Tramita net, una vez que la empresa se ha inscrito ante el Instituto para utilizar este servicio. Los patrones pueden enviar su información al Instituto los 365 días del año a cualquier hora. La fecha y hora de transmisión es registrada, y es considerada para efectos de proceso y cumplimiento de los plazos de Ley.
Una vez enviada la información se genera de manera inmediata un Acuse de recibo de Tramita net, con las cifras de los movimientos enviados por registro patronal. El Instituto, obtendrá la información del buzón y la confrontará contra la base de datos, rechazando aquellos registros mal estructurados o que no sean lógicos. El Instituto procesará a más tardar el día hábil inmediato siguiente a su recepción, salvo casos oficiales de interrupción del proceso, por suspensión oficial de labores, procedimientos de emergencia o errores imputables al patrón.
El Instituto realizará la actualización de los movimientos afiliatorios solicitados y transmitidos por la Empresa, y efectuará su depósito en el buzón de Tramita net, a más tardar en 48 horas, salvo los casos mencionados en el párrafo anterior. Tramita net pondrá a su disposición en la misma página de Tramita net, en su menú acuses, el reporte emitido por el IMSS que contiene movimientos operados y rechazados el mismo día en que lo reciba del Instituto. El reporte de movimientos contiene el "Reporte de Movimientos Operados" AFIL06 y el "Reporte de Movimientos Rechazados" IDSE-04, los movimientos detallados en este último reporte, no se considerarán como recibidos por el Instituto. Con este proceso ya no se emiten los avisos automáticos.
Se facilita la presentación de movimientos afiliatorios, que se pueden realizar las 24 horas de los 365 días del año, evitando el servicio de mensajeros, tiempos perdidos en grandes filas para complicados trámites en un horario de ventanilla fijo y restringido, así como los rechazos de avisos.
i) Se simplifica el procedimiento de reporte de movimientos afiliatorios, disminuyendo los índices de error y aclaraciones al patrón.
ii) Se garantiza que la información de las grandes bases de datos del Instituto esté al día con la actualización de las empresas que se integran al programa, minimizando la posibilidad de error.
iii) Se reducen las cargas de trabajo al depender solamente de procedimientos automatizados que evitan el manejo de papel y error humano.
iV) Se promueve la participación activa de los patrones en la simplificación y modernización de los servicios del IMSS.
a) Contar con una computadora con conexión a Internet.
b) Registrarse en Tramitanet.
c) Acudir a área de Servicios de Afiliación de la Delegación o Subdelegación del IMSS a la que corresponde la empresa de acuerdo con su domicilio legal, donde realizará sus trámites para inscribirse al programa a través de la suscripción de un convenio con el Instituto.
Procedimiento de incorporación
Los datos de la empresa se registran en Tramitanet, incorporando todos sus registros patronales y obtenga el formato de condiciones de uso, la ficha técnica, la solicitud de adhesión y el convenio con el IMSS, una vez realizado lo anterior mencionado deberá acudir a la Delegación o Subdelegación del IMSS que atiende a la empresa a realizar sus trámites en el área de Servicios de Afiliación, con los siguientes documentos:
- Formato de condiciones de uso de Tramitanet
- Ficha técnica de registro en Tramitanet
- Solicitud de adhesión
- Convenio con el IMSS
Asimismo, deberá presentar los siguientes documentos:
- Comprobante de afiliación a la Cámara (sólo en modalidad "IMSS Desde Su Cámara")
- Acta constitutiva de la empresa.
- Escritura pública de acreditación del Representante Legal.
- Aviso de registro ante la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.
- Registro(s) patronal(es) ante el IMSS.
- Identificación personal del Patrón o Representante Legal
Si la documentación es correcta, el Instituto le informará, en forma telefónica, que puede llevar a cabo la prueba de transmisión.
- Efectúe la prueba, desde la página de Tramitanet, desde el menú Herramientas, oprimiendo el botón Prueba de transmisión.
- Consulte en el menú acuses, al día hábil siguiente, el acuse de respuesta del IMSS a la prueba de transmisión. Una vez que reciba este acuse, puede iniciar el envío de movimientos afiliatorios.
- En 20 días naturales, después de la comunicación del IMSS, acuda a la Delegación o Subdelegación donde entregó la documentación, a recoger el Convenio firmado.
- Para una adecuada operación, es necesario que lleve a cabo la homologación de los nombres y números de seguridad social de sus trabajadores, mediante confronta de su información, con la que constan en la base de datos del Instituto, mediante el procedimiento que se indica en el manual de operación
- En caso de no recibir respuesta a la prueba de transmisión en 72 horas, comuníquese al centro de asistencia técnica de Tramitanet al teléfono 5999 6400 o mediante un correo a la dirección tramitanet@tramitanet.gob.mx, indicando su clave de usuario y registro patronal.
- Inicie la transmisión electrónica de movimientos si la respuesta es favorable.
